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法規內容

法規名稱: 原住民族委員會公文時效管制及稽催查考作業要點
公發布日: 民國 94 年 02 月 14 日
修正日期: 民國 103 年 05 月 13 日
發文字號: 原民綜字第10300248751號 函
法規體系: 綜合規劃處
圖表附件:
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一、原住民族委員會(以下簡稱本會)為加速公文處理,提
    高公文品質及行政效率,特訂定本要點

二、本會各類公文處理時限規定如下:
 (一)主任委員、副主任委員交辦之案件應隨到隨辦。
 (二)一般公文:
  1.最速件:一日。
  2.速件:三日。
  3.普通件:六日。
  4.限期公文:
  (1)來文或依其他規定定有期限之公文,應依其規定
     期限辦理;如有二個以上不同期限者,以最後期
     限為預定結案日期。
  (2)來文定有期限者,如受文機關收文時已逾文中所
     定期限者,該文得以普通件處理時限辦理。
  (3)變更來文所定期限者,須聯繫來文機關確認同意
     並簽奉單位主管核後,通知單位收發人員變更處
     理時限。
  5.專案管制案件依主任委員、副主任委員批准之時限辦
   理。
 (三)人民申請案件依行政程序法至遲應於二個月內辦結
    ,或依據本會各類人民申請案件處理時限規定之時
    限辦理。
 (四)人民陳情案件依行政程序法第七章、行政院暨所屬
    各機關處理人民陳情案件要點及本會處理人民陳情
    案件作業規定,應於六日內辦結。
 (五)訴願案件依訴願法自收受訴願書之次日起,應於三
    個月內為之;必要時,得予延長,並通知訴願人及
    參加人。延長以一次為限,最長不得逾二個月。
 (六)立法委員質詢案件依據立法院職權行使法及行政院
    及所屬各機關辦理答復立法委員質詢案件處理原則
    規定,應於六日內辦結。
 (七)監察院糾正調查案件依監察案件管理資訊系統所定
    期限辦結。案情複雜且一時無法辦結之監察案件,
    應於限期內將辦理情形及未能結案之原因先行登錄
    該系統,並申請展期。
 (八)會議紀錄及出席會議報告除有特殊情形外,應於會
    後三日內製作完成並陳核判。
   前項第二款處理速別之擬定,發文機關承辦人員應確
  實區分,各級人員應詳加審核;來文之處理速別與公文
  性質不符者,得請示單位主管或其指定之授權人員同意
  ,逕於文件上調整其速別,並簽名或蓋章,據以通知單
  位收發人員更改該文管制速別。
   第一項各款規定之公文處理時限,除限期公文、專案
  管制案件、人民申請案件、訴願案件或其他依法令另有
  規定者外,均不含假日。
三、本會一般公文處理過程時限分配如下:
 (一)最速件應隨到隨辦。
 (二)速件處理過程中,收、分文不得逾半日,承辦單位
    擬辦、核判及會稿不得逾一日,層轉核判不得逾一
    日,繕印發文不得逾半日。
 (三)普通件處理過程中,收、分文不得逾一日,承辦單
    位擬辦、核判及會稿不得逾二日,層轉核判不得逾
    二日,繕印發文不得逾一日。每一過程之相關人員
    應確實掌握自己可用之時間。
 (四)承辦人員或核稿人員公差、請假時,應由職務代理
    人代辦,以免延誤時效。
四、各類公文處1理時限之計算標準如下:
 (一)一般公文發文使用日數:
  1.答復案件:自收文之次日起至發文之日止(含本機關
   內部各單位會辦、會簽、會稿時間)所需日數扣除假
   日,為發文使用日數。
  2.彙辦案件:自所彙辦公文最後一件收文之次日起,至
   發文之日止,所需日數扣除假日,為其第一件來文發
   文使用日數;其餘彙辦公文於全案辦結時,以存查公
   文計算。
  3.併辦案件:自首件收文之次日起,至發文之日止,所
   需日數扣除假日,為其發文使用日數;其餘併辦公文
   於全案辦結時,以存查公文計算。
  4.創稿案件:
  (1)交辦案件,自交辦之日起,至發文之日止,所需
     日數扣除假日,為其發文使用日數。
  (2)先簽後稿案件,自首次簽辦之日起,至發文之日
     止,所需日數扣除假日,為其發文使用日數。
  (3)直接辦稿案件,自辦稿之日起,至發文之日止,
     所需日數扣除假日,為其發文使用日數。
  5.限期公文:依下列方式,自收文之次日起,計算發文
   使用日數:
  (1)未逾來文所定期限,而實際處理日數超過六日者
     ,以六日計算;未超過六日者,以實際處理日數
     計算。
  (2)逾越來文所定期限者,依實際處理日數計算。
  (3)為處理限期公文需以彙併辦公文辦理者,依主案
     限期公文計算辦理時效,其餘彙併辦公文以一般
     公文存查件處理。
   送會本機關以外機關者,自送會之日起,至退會收到
  之日止,期間得予扣除。
 (二)發文平均使用日數:以發文使用日數(含創稿)之
    和,除以發文總件數,所得之商。
 (三)存查案件使用日數:自總(單位)收文之次日起算
    ,創簽自創簽之日起算,至登錄公文管理系統結案
    之日止;存查平均使用日數與發文平均使用日數之
    計算規定相同。
 (四)專案管制案件、立法委員質詢案件、人民申請案件
    、人民陳情案件、訴願案件:
  1.以「依限辦結」與「逾限辦結」為計算基準。在規定
   處理時限內辦結者列為「依限辦結」,超過規定處理
   時限辦結者列為「逾限辦結」。
  2.人民申請案件因不合法定程式或手續時,主辦單位應
   詳細說明,一次通知補正。通知補正或因適用法令疑
   義而層轉核釋者,從其通知、函轉之日起,至補件、
   釋復之日止,所經過之期間得予扣除。
  3.人民陳情案件因須等待其他機關資料或因適用法令疑
   義而層轉核釋者,自其層轉之日起,至函復、釋復之
   日止,所經過之期間得予扣除。
  4.訴願案件因訴願書不合法定程式,而其情形可補正者
   ,應通知訴願人於二十日內補正者,其時效自訴願補
   正程式的次日起算。
五、本會公文處理時效管制及稽催查考權責劃分如下:
 (一)文書管理人員:
  1.督導各單位收發人員例行公文稽催管制事宜。
  2.每月針對超過處理時限三十天以上案件,交研考人員
   進行個案分析。
  3.查各單位年度公文未結案件。
  4.辦理本會同仁(含登記桌)公文處理教育訓練,嚴格
   管制公文。
 (二)研考人員
  1.統計本會公文處理時效,並填具公文時效統計表(如
   附表一)傳送行政院研究發展考核委員會及分送各單
   位參考。
  2.辦理專案管制案件之管制。
  3.對發文平均使用日數在五日以上,連續超過三個月之
   單位,得就其處理時效嚴重逾期之公文,進行個案抽
   樣分析後,送各該單位主管參考改進。
  4.對超過處理時限三十天以上案件,得選擇件數較多單
   位進行個案分析,並擬具改善建議送各該單位參考改
   進。
 (三)單位收發人員:
  1.應確實將本單位公文之流程登錄電腦公文管理系統。
  2.應隨時傳送公文,不得留置。
  3.每週應至少列印一次本單位逾期未結案件清查(展期
   )表(如附表二),送承辦人員辦理清查、展期或催
   辦,並陳單位主管核閱後建立專卷,以備查考。
  4.對逾期未結之公文,應請承辦人員辦理展期。
  5.對超過處理時限三十天以上辦結之公文,應請承辦人
   員填報本會公文處理流程個案抽樣分析表(如附表三
   )陳單位主管核閱後,送綜合規劃處彙辨。
  6.收到非屬本單位業務之公文時,應於當日填具改分公
   文通知單(如附表四),送總收文人員改分,不得留
   置。
  7.應至少每三個月檢查電腦公文管理系統中本單位已辦
   結而未登錄銷案之公文,予以補登處理。
 (四)承辦人員:
  1.應備公文承辦登記簿冊,記載公文處理情形,或以公
   文電子查詢系統查詢公文處理情形,並自行轉載有關
   承辦人所承辦文件紀錄。
  2.對承辦之文稿應以電腦登打。
  3.應依公文程式條例及文書處理手冊規定製作公文。
  4.以會名義發文之案件,應將文稿轉繕妥,備齊附件以
   網路傳輸送祕書室文書科發文。
  5.對於承辦之公文,應注意時效,於陳核、送會時,主
   動追蹤進度。
  6.於請假或公差時,應請職務代理人代為處理公文,以
   免積壓。
  7.應配合填具本會公文處理流程個案抽樣分析表陳單位
   主管核閱後,送綜合規劃處彙辨。
六、各類公文展期規定及管制原則如下:
 (一)一般公文:
  1.凡未能於規定時間內辦結者,承辦人員應在屆滿處理
   時限以前辦理展期。
  2.辦理公文展期應於逾期未結案件清查(展期)表填具
   展期原因、申展次數及日期,陳權責主管核可後,由
   單位收發人員將展期基本資料登錄公文管理系統。各
   級主管展期權責如左:
  (1)三十日內由單位主管核定。
  (2)三十日以上由主任秘書核定。
  3.逾期未結案件清查(展期)表應附於文案卷歸檔,並
   影印一份送單位收發建立專卷,以備查考。
 (二)專案管制案件:各單位對於涉及政策、法令或需多
    方會辦、分辦,且需三十日以上方可辦結之複雜案
    件,承辦人員須於原件處理時限屆期前申請為專案
    管制案件,惟一次得申請之處理時限最長不得超過
    六個月。
  1.申請專案管制應填具本會專案管制案件(展期)申請
   單及執行情形管制表(如附表五及五之一)送綜合規
      劃處審查後併文陳主任委員、副主任委員核准

  2.未能在規定期限內辦結者,應在屆滿處理時限前辦理
   展期,並重新填具專案管制案件(展期)申請單,修
   正執行情形管制表,併文陳主任委員、副主任委員核
   准。
  3.承辦單位應按月研提執行情形管制表(含實際進度及
   辦理情形)送由綜合規劃處彙整簽報主任委員,直至
      結案為止

  4.專案管制申請單應附於文案卷歸檔,並影印二份,一
   份併公文影本送主任委員、副主任委員登錄列管,另
   一份送單位收發建立專卷,以備查考。
 (三)立法委員質詢案件:應依限辦結,不得辦理展期。
 (四)人民申請案件:
  1.未能於機關公告之處理時限內辦結者,應於原處理期
   限內依分層負責簽請延長,惟延長應以一次為限,其
   申請日數不得超過原公告處理時限,並應於原處理時
   限屆滿前將延長之事由通知申請人。
  2.案件處理過程中,凡屬通知補(件)、會勘(查)、
   會議(商),請釋(示)查詢及有關機關間公文往返
   等文件,應另以他號方式處理(發文件按一般公文創
   號處理,收文件則以另編一般公文收文號處理),不
   得以原文號銷號結案。
 (五)訴願案件:
  1.以「案」為單元,實施全程管制,各該案件之起始收
   文號應於全案辦結時,始能銷號,處理過程中如有另
   為之收發文件,另以他號方式處理(發文件按一般公
   文創號處理,收文件則以另編一般公文收文號處理)
   ,不另計列一「案」。
  2.訴願之決定,自收受訴願書之次日起,應於三個月內
   為之;必要時,得予延長,並通知訴願人及參加人。
   延長以一次為限,最長不得逾二個月。
 (六)人民陳情案件:
  1.各該案件由陳情事項之主管單位(機關)受理為原則
   ;非屬收受單位(機關)權責者,應逕移主管單位(
   機關)處理,並函知陳情人。
  2.案情內容涉及二個以上單位(機關)權責者,應以其
   所敘業務較多或首項業務之主辦單位(機關)為主辦
   單位(機關),於收辦後再行會辦或協請有關單位(
   機關)提供具體處理意見及法規依據,由主辦單位(
   機關)彙整各單位(機關)意見後以本部名義答復陳
   情人。
  3.未能在規定時限內辦結者,應依分層負責簽請核准展
   期,並將延長時限理由以書面(或電子郵遞)告知陳
   情人。
  4.人民陳情案件應以實質妥處為解除管制條件,辦理過
   程有會商、請釋(示)等機關公文往返或其他先行函
   復陳情人之公文,均應另以他號方式處理(發文件按
   一般公文創號處理,收文件則以另編一般公文收文號
   處理),不得以原文號銷號結案。
七、公文查考規定如下:
 (一)綜合規劃處應組成公文查考小組,定期就本會公文
        登錄、公文管制、以及公文時效是否符合本要點之
        規定辦理公文查考

 (二)公文查考小組置委員五人,由主任委員指派召集人
    ,其餘委員由綜合規劃處、秘書室、人事室、主計
        室及其他單位人員組成

 (三)公文品質查考,以每年辦理一次為原則。必要時得
    簽陳核定後就公文逾期嚴重之單位進行查考

 (四)查考類別及件數:抽調各單位當年度指定日期收文
    之人民申請案件、人民陳情案件及一般公文(不含
    存查案件)連號各三件,該日辦結之案件若不足規
    定件數者,則自前一日起依序往前調足;如無人民
    陳情或申請案件,或件數不足者,以一般公文補足
    之。
 (五)公文查考小組委員對於本單位之查考應予迴避。
八、獎懲規定如下:
 (一)獎勵:
  1.公文處理數量、速度、品質、內容難易度等方面均有
   優良表現者。
  2.登錄、統計、分析、稽催等作業詳盡確實於文書流程
   管理制度落實確有績效者。
  3.辦理文書流程簡化、革新或改進確有績效者。
 (二)懲處:
  1.逾限辦結之公文或案件,除監察院糾正及調查案件另
   依有關規定辦理外,經個案分析,發現有無故積壓延
   誤時效情事者,依公文逾限懲處標準表(如附表六)
   議處;該管主管人員未善盡督導之責,致延誤時效者
   ,亦參照前述標準議處。
  2.公文處理發生錯誤、遺失,致人民權益受損或影響本
   會行政效率者,依其情節輕重,專案議處。
 (三)前二款之獎懲,由所屬單位提報人事室辦理。
九、其他:
 (一)本要點未規定者依相關法令規定辦理。
 (二)各單位送會公文之辦理時限如下:
  1.最速件:一小時。
  2.速件:二小時。
  3.普通件:四小時。
 (三)送(收)會外機關公文以速件管制處理;急要文件
    需會辦者應親會面洽;如須送會三個以上單位者,
    應複製同時分會。
 (四)對於非政策性之緊急文稿、例行性或法令宣導等公
    文,為爭取時效,得採取先發後會方式辦理。
 (五)會辦單位對於送會之文件,除經協調承辦單位主管
    同意者外,不得擅自退件或拒不會辦,並應依體制
    簽擬會辦意見,提供承辦單位參考或陳請主任委員
    、副主任委員核參。
 (六)來文內容涉及二個單位(機關)以上者,分文時應
    以來文所敘業務較多或首項業務之主辦單位(機關
    )為主辦單位(機關),於收辦後再行會辦或協調
    分辦。
 (七)承辦單位收受之文件,認為非屬本單位承辦者,應
    敘明理由經單位主管核閱後,即時由單位收發退回
    分文人員改分,或逕行移送其他單位承辦並通知分
    文人員;受移單位如有意見,應即簽明理由陳請首
    長裁定,不得再行移還,以免輾轉延誤。
 (八)本會所屬機關之公文時效管制及稽催查考作業,得
    比照本要點規定辦理。