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法規內容

法規名稱: 原住民族委員會檔案檢調作業要點
公發布日: 民國 95 年 06 月 06 日
修正日期: 民國 103 年 05 月 29 日
發文字號: 原民秘字第1030028739號 函
法規體系: 秘書室
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一、原住民族委員會(以下簡稱本會)檔案之檢調,除法令
    另有規定外,依本作業要點規定辦理。

二、本會人員調、離職時,人事單位應知會檔案管理單位,
  以查檢其借調檔案情形;借調檔案如屬依法調用或機關
  借調且未屆滿歸還期限者,應依相關規定列為職務移交
  事項。
三、調卷原則:
 (一)借調檔案以與承辦業務有關者為限。
 (二)因業務需要,借調非主管案件時,應送會承辦業務
    單位簽請主任秘書核准。
 (三)借調極機密以上等級者,應經本會主任秘書核准;
    借調機密以下等級者,應經業務承辦單位主管核准
    。
 (四)本會以外之機關借調檔案,應備函載明調用目的及
    調用期間,由業務承辦單位簽奉主任秘書核准後,
    依規定辦理調卷外借,並負稽催之責。
四、調卷手續:
 (一)申請借調檔案時,應填具調案單(如附件),經核
    准後,送檔案管理單位調取。檔案經電子影像檔案
    方式儲存者,借調時,非有必要,應避免使用檔案
    原件。
 (二)電子影像檔案之調閱,得採線上方式處理;線上調
    閱方式,由檔案管理單位設定使用權限,並保留調
    閱紀錄。
五、還卷手續:
 (一)借調檔案還卷時,應持調案單第二聯辦理還卷手續
    。
 (二)機密檔案歸還時,調案人應在內、外封套上加蓋密
    封章或職名章密封,並加註歸還日期。
六、檔案管理人員處理作業:
 (一)檔案管理人員應依核准之調案單,妥速檢取檔案註
    記件數、頁數及應歸還日期於調案單後,交予遞送
    人員送交調案人逐件清點簽收。
 (二)檢調之檔案,以調案單所載之範圍為限。但檔案如
    已裝訂成卷不易拆開時,得整卷檢出,提供調案人
    使用。
 (三)檔案調出後,檔案管理人員應將調卷單依處室、年
    份、月份作成調案紀錄;調案紀錄於其所載檔案銷
    毀或移轉後,始得銷毀。
 (四)借調或調用之檔案如已調出使用,檔案管理人員應
    告知調案單位;必要時,並得通知前調案人儘速歸
    還;調出之檔案如有公務急用時,得隨時催還。
 (五)檔案借調逾期未歸還者,檔案管理人員應辦理稽催
    或請調案人員辦理展期;經洽催三次仍不歸還時,
    應簽請主任秘書處理。
 (六)檔案管理人員對於歸還之檔案應詳細查檢無誤後,
    於檔案系統借調作業登錄歸還日期,始將調案單退
    還調案人;如違反第七點第一款所規定情事時,其
    調案單不予退還,並應於調案紀錄上載明事由,簽
    報主任委員議處。
 (七)機密檔案借出時,應外加封套密封後加蓋密封章送
    調閱人簽收,或由調案人或調案單位指定人員親至
    檔案管理單位簽收。但屬極機密以上等級者,應由
    調閱人親自為之。
 (八)前款使用外封套之規定,於調案人親至檔案管理單
    位簽收或備有機密檔案傳遞專用箱盒(袋)者,不
    適用之。
 (九)歸還之檔案,應速整理完竣,並歸回原位。
七、調案人之責任:
 (一)借調或調用之檔案應妥慎保管,不得遺失、轉借、
    轉抄,或有拆散、污損、添註、塗改、更換、抽取
    、增加、圈點等破壞檔案或變更檔案內容之情事。
 (二)借調或調用機密檔案應於七日內歸還,餘於十五日
    內歸還,屆期需繼續使用,應填具調案單提出展期
    申請,並經單位主管或主任秘書核准。但因訴訟等
    需要,經函送行政法院等機關並副知檔案管理單位
    註記列管者,不在此限。
 (三)展期期限依前款規定,並以三次為限。展期次數超
    過三次,仍需使用檔案者,應先行歸還檔案後,再
    依規定辦理借調。
八、本會所屬機關依本要點規定辦理檔案檢調作業事宜,得
  準用本要點。