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法規內容

法規名稱: 原住民族委員會會議室使用管理要點
公發布日: 民國 97 年 12 月 08 日
修正日期: 民國 103 年 05 月 29 日
發文字號: 原民秘字第1030028739號 函
法規體系: 秘書室
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一、原住民族委員會(以下簡稱本會)為充分運用並管理會
    議室,特訂定會議室使用管理要點(以下簡稱本要點)
    。
二、本會會議室以提供本會各項會議之使用為原則;惟為達
    資源共享及敦親睦鄰之目的,得視使用情況同意本大樓
    相關機關或原住民團體及鄰近民間團體等借用。
三、本會會議室包含位於十四、十五、十六樓會議室,由秘
    書室派專人管理,另其他位於各單位(處室)之會議室
    ,由各單位(處室)派員管理。
   本會人員因業務需要使用本會會議室,應先上線本會
  會議室申請系統借用,並符合下列規定:
 (一)應於使用前提出申請,採先登記先使用之原則,如
    已全部排滿,則不再受理申請。
 (二)借用會議室應以上班時間使用,且每次以不超過三
    個小時為原則。
 (三)各單位(處室)會議室之借用,請洽各保管單位(
    處室)辦理。
四、本大樓相關機關或原住民團體及鄰近民間團體,如需使
    用本會會議室,須於會議三日前以書面向秘書室申辦,
    並於會議前一日確認。
五、本會各會議室之桌椅、主講桌、預備桌、銀幕等設備應
  整齊擺放於會議室指定位置,不得擅自外移他處、蓄意
  破壞或隨意調整溫控設備。借用人如有蓄意毀損情形者
  ,應負損害賠償責任。
六、借用人已申請使用會議室但未使用會議室且未上線取消
  時,會場管理人應於借用系統登錄。借用系統自動以電
  子郵件通知借用單位之科長及借用人,並由秘書室每季
  彙整會議室使用情形,提報主管會報。
七、開會前,會場管理人應清理會議室、會議桌面,提供茶
  水、杯具及依申請準備器材。
八、開會前(後),會場管理人應開(關)燈光、空調及麥
  克風系統,並測試空調適溫(攝氏二十六度)及麥克風
  試音。
九、會議室內置放之盆栽,會場管理人應隨時修剪黃葉或枯
  葉,並應澆灌保持盆栽之水分充足。
十、開會應本節能減碳原則,依規使用重複用杯具(同仁請
  儘量自帶茶杯),並由會場管理人供應白開水。
十一、借用單位如有提供餐盒,在會議結束後,借用單位應
    將廢棄芝餐盒及廚餘送至該樓層茶水間,依規定分類回
    收,並確實清理桌面。
十二、會議使用之各項視聽器材,於會議結束後,借用人應
    立即清點收回,並交回會場管理人妥為保管。
十三、本會會議室之照明、電源、空調及麥克風系統等設備
  ,會場管理人應經常檢修;不能自行修復者,應上網申
  請報修或通知秘書室派員檢修處理。另各項視聽器材之
  電源配線及電源延長線等配件,會場管理人應隨時檢查
  ,如有安全顧慮,應予汰舊換新,以避免發生電線短路
  。
十四、使用會議室時,請保持室內清潔,愛惜設備;如有毀
  損應照價賠償,如因需要移動設備時,請事先通知管理
  人員,用畢請恢復原狀。
十五、本會會場管理人應不定期檢查各會議室,並作成紀錄
  備查;若有發現缺失,應立即改善。
十六、本要點經主管會報討論通過後實施,修正時亦同。